Přepisování dat, vyřizování e-mailů nebo příprava reportů. Rutinní administrativa stojí firmy čas i peníze. Přitom řadu těchto činností lze automatizovat.
AI a automatizace pomáhají firmám omezit rutinní činnosti, ušetřit čas a umožnit zaměstnancům věnovat se důležitější práci.
Kde firmám zbytečně utíkají peníze?
Pět minut na přepsání objednávky, deset minut na aktualizaci tabulky, další čtvrthodina na přípravu pravidelného reportu. Samy o sobě drobnosti, které ale v součtu představují hodiny práce měsíčně. Většina firem přitom tyto náklady nijak zvlášť nesleduje. Zaměstnanci zkrátka dělají svou práci tak, jak jsou zvyklí. A dokud všechno funguje, není důvod zaběhnuté postupy měnit. Jenže právě v těchto každodenních činnostech se často skrývá prostor pro úspory.
Co když část práce převezme automatizace?
Představte si obchodní oddělení, kam denně přicházejí nové poptávky. Obchodník otevře e-mail, přečte požadavek, založí kontakt v CRM, připraví odpověď a nastaví si připomínku. Automatizace může poptávku sama zaevidovat, přiřadit správnému obchodníkovi a připravit podklady pro odpověď. Zaměstnanec se tak může rovnou věnovat zákazníkovi. Podobně lze zjednodušit zpracování faktur, přípravu reportů nebo odpovídání na opakující se dotazy zákazníků.
Ne všechno se vyplatí automatizovat
Automatizace má smysl především tam, kde se činnost často opakuje, zabírá zaměstnancům čas a má jasně daný postup. Pokud někdo jednou měsíčně vyplní jednoduchý formulář, zavádět kvůli tomu nové řešení by bylo zbytečné. U desítek objednávek denně už ale může být situace úplně jiná. Důležité je proto nejprve zjistit, kolik času daná činnost skutečně stojí a jak náročné by bylo její zjednodušení. Někdy stačí propojit dvě aplikace. Jindy pomůže AI, která dokáže zpracovat dokumenty nebo příchozí komunikaci. A řadu jednodušších automatizací mohou po zaškolení zvládnout sami zaměstnanci.
KDY SE AUTOMATIZACE VYPLATÍ
- Časté opakování – činnost se provádí pravidelně a zabírá zaměstnancům čas.
- Jasný postup – jednotlivé kroky lze jednoduše popsat a automatizovat.
- Měřitelná úspora – přínos převáží náklady na zavedení a provoz.
Začněte u práce, která se opakuje každý den
Největší přínos nemusí mít složitý a drahý systém. Často stačí odstranit několik zbytečných kroků, které zaměstnanci vykonávají stále dokola.
Chcete zjistit, kde může AI ušetřit čas a náklady právě ve vaší firmě? Na bezplatném workshopu AInetwork vám ukážeme konkrétní možnosti automatizace a poradíme, kde začít.